Có bốn loại sản phẩm khác nhau được bán dưới cùng một cái tên. Phần lớn tiền tiệm phí phạm cho phần mềm là do mua sai loại chứ không phải sai hãng — nên hướng dẫn này bắt đầu từ đó.
Phần mềm quản lý tiệm là bất kỳ phần mềm nào bạn dùng để điều hành việc kinh doanh chứ không phải để làm dịch vụ. Định nghĩa đó rộng, và cố ý rộng — cụm từ này được mọi nhà cung cấp trên thị trường dùng rất thoải mái, mỗi bên hiểu theo phần vấn đề mà sản phẩm của họ tình cờ giải quyết.
Điều này quan trọng hơn bạn nghĩ. Một chủ tiệm tìm hệ thống quản lý tiệm, phần mềm quản lý cho tiệm, hay đơn giản là phần mềm cho tiệm sẽ thấy bốn loại sản phẩm thật sự khác nhau trên cùng một trang kết quả, được mô tả bằng những lời gần như giống hệt nhau. Xác định được mình thật sự đang tìm loại nào là phần lớn của quyết định.
Gần như mọi phần mềm cho tiệm thuộc về một trong bốn loại này. Vài cái nằm giữa hai loại. Không cái nào thật sự làm tốt cả bốn, dù trang chủ có nói gì.
Lịch hẹn, đặt lịch trên mạng, nhắc lịch, hồ sơ khách, và thường có thanh toán. Booksy, Vagaro, Fresha, Square Appointments. Vài bên mang khách mới tới cho bạn qua chợ của họ, đó là lý do thật sự nhiều tiệm ở lại.
Xây quanh máy tính tiền, rồi mở rộng ra thẻ hội viên, gói dịch vụ, quảng cáo và báo cáo. Zenoti, Boulevard, Mindbody. Mạnh và đắt, nhắm tới cơ sở lớn bán lẻ và bán gói như một nguồn doanh thu nghiêm túc. Nếu Mindbody là bộ phần mềm bạn đang trả tiền, xem Fair Flow thay thế Mindbody cho lớp điều hành trong tiệm mà nó không lo.
Những gì xảy ra sau khi khách bước vào. Ai nhận khách vãng lai kế tiếp, vòng lượt có công bằng không, thật sự đã làm gì, ai đang có mặt trong tiệm ngay lúc này. Đây là loại mà đa số tiệm không biết là có cho tới khi bắt đầu cãi nhau.
Trả lương, kế toán, quản lý cho thuê ghế, kho hàng riêng, thu thập đánh giá. Hẹp theo thiết kế. Thường là câu trả lời đúng cho đúng một việc chúng làm, và hiếm khi đáng kéo sang làm việc thứ hai.
Thay vì so sánh danh sách tính năng, hãy trả lời bốn câu hỏi này về chính tiệm của bạn. Chúng phân loại rất nhanh.
Hai thứ này hay được tìm mua cùng lúc nhưng thuộc về những chỗ khác nhau. Quản lý khách của tiệm là hồ sơ khách — thông tin liên lạc, lịch sử ghé tiệm, ghi chú dịch vụ, công thức màu, hình ảnh, sở thích, đồng ý nhận quảng cáo. Nó thuộc về hệ thống nhận lịch hẹn, vì đó là nơi mối quan hệ bắt đầu và nơi dữ liệu luôn được cập nhật.
Sai lầm cần tránh là mua thêm một cơ sở dữ liệu khách riêng cạnh nền tảng đặt lịch. Nó sẽ không được cập nhật. Trong vòng hai tháng, quầy tiếp tân sẽ nhìn lịch hẹn và hoàn toàn bỏ qua nó.
Quản lý đội thợ là một sản phẩm khác: ca làm, nghỉ phép, xin đổi ca, hoa hồng, đào tạo, và thứ tự hằng ngày trong tiệm. Nó thật sự tách riêng, và là phần các nền tảng đặt lịch coi là tính năng phụ.
Chuyện này làm người ta mất tiền vì chữ giống hệt nhau. Phần mềm xếp lịch cho tiệm thường có nghĩa là lịch hẹn của khách. Xếp ca, hay xếp lịch nhân viên, nghĩa là nhân viên nào làm ca nào. Một sản phẩm có thể rất giỏi một bên mà gần như không có gì cho bên kia.
Khi so sánh các chương trình xếp lịch cho tiệm, hãy kiểm tra nhà cung cấp muốn nói loại nào. Chúng tôi đã viết riêng về xếp lịch nhân viên cho đội từ 10 người trở lên và về xếp lịch khách cho đội thợ đông, vì trên thực tế đó là hai việc khác nhau.
Chủ tiệm có hơn một chi nhánh luôn hỏi cùng một câu: phần mềm cho tiệm nào lo được hoa hồng ở nhiều chi nhánh. Câu hỏi hợp lý, và đa số sản phẩm trả lời tệ, vì chúng được thiết kế cho một tiệm rồi sau đó mới gắn thêm phần nhiều chi nhánh.
Hãy yêu cầu nhà cung cấp cho xem cụ thể màn hình hai chi nhánh. Đó là cách nhanh nhất để biết phần nhiều chi nhánh được thiết kế từ đầu hay gắn thêm sau.
Buổi demo của nhà cung cấp được làm để gây ấn tượng. Năm câu hỏi này thường cho câu trả lời hữu ích hơn một bảng so sánh tính năng.
Câu hỏi về giá quan trọng nhất với đội đông, vì cách tính theo người và cách tính theo chi nhánh chênh lệch rất mạnh khi tiệm lớn lên, và khác biệt ở mười lăm người không giống chút nào khác biệt ở ba người.
Nói thẳng với bạn
Fair Flow thuộc loại ba. Nó lo chuyện trong tiệm và đội thợ cho tiệm có khoảng mười nhân viên trở lên, và cố ý không phải nền tảng đặt lịch. Nếu bạn đang muốn biết nền tảng hiện tại đã lo phần này chưa, chúng tôi đã kiểm tra phần mềm cho tiệm nào có hệ thống chia lượt trong các tên tuổi lớn.
Nếu đọc lên nghe như một danh sách ngắn những chỗ thiếu, thì đúng là vậy. Đa số tiệm dùng một nền tảng đặt lịch cùng Fair Flow, đó là cách chúng tôi khuyên dùng và cũng là điều chúng tôi nói trong bài so sánh với Vagaro và trong những gì Booksy không làm cho chuyện trong tiệm.
Phần mềm quản lý tiệm là bất kỳ phần mềm nào tiệm dùng để điều hành việc kinh doanh chứ không phải để làm dịch vụ. Trên thực tế, cụm từ này bao gồm bốn loại khác nhau: nền tảng đặt lịch và quản lý khách, bộ phần mềm trọn gói xây quanh máy tính tiền, công cụ điều hành trong tiệm và đội thợ, và công cụ một việc như trả lương hay cho thuê ghế. Đa số tiệm cần hai trong bốn loại, không phải một sản phẩm tự nhận là làm được tất cả.
Không. Phần mềm đặt lịch quản lý lịch hẹn của khách — lịch hẹn, nhắc lịch, và thường cả thanh toán. Quản lý tiệm rộng hơn và gồm cả những gì xảy ra trong tiệm sau khi khách tới: ai nhận khách vãng lai kế tiếp, thật sự đã làm gì, ca làm của nhân viên, và tồn kho. Nhiều tiệm mua phần mềm đặt lịch, phát hiện chuyện trong tiệm vẫn chưa được quản lý, và tưởng mình chọn sai nền tảng đặt lịch trong khi thật ra họ cần thêm một loại thứ hai.
Tìm hai điều: hoa hồng tính từ những gì thật sự đã làm chứ không phải từ những gì đã đặt, và một cái nhìn toàn công ty bao quát các chi nhánh trong khi vẫn giữ đội thợ và lịch làm việc riêng của từng nơi. Fair Flow tính hoa hồng từ phiếu dịch vụ nhân viên gửi và cho chủ tiệm nhiều chi nhánh một màn hình chung cho mọi nơi. Nó không lo tiền boa hay chia tiền boa chung, và không thay nhà cung cấp dịch vụ trả lương.
Bán lẻ thuộc về nền tảng máy tính tiền, vì việc bán, thanh toán và trừ tồn kho phải diễn ra trong cùng một giao dịch. Booksy, Vagaro, Boulevard và Zenoti đều lo việc này. Fair Flow theo dõi mức tồn kho và số lượng cần đặt lại cho đồ dùng trong tiệm nhưng không tính tiền bán lẻ, nên tiệm có doanh thu bán lẻ đáng kể cần một nền tảng lấy máy tính tiền làm trọng tâm cho phần đó.
Quản lý khách thường có nghĩa là hồ sơ khách: thông tin liên lạc, lịch sử ghé tiệm, ghi chú dịch vụ, công thức, hình ảnh, sở thích và đồng ý nhận quảng cáo. Nó nằm trong hệ thống nhận lịch hẹn, vì đó là nơi mối quan hệ với khách bắt đầu. Nếu bạn so sánh công cụ về quản lý khách, hãy so những công cụ đang lo lịch hẹn của bạn thay vì thêm một cơ sở dữ liệu riêng mà không ai cập nhật.
Một đội hai ba người thường chỉ cần phần mềm đặt lịch, vì ở quy mô đó cách làm tự phát vẫn chạy. Lớp điều hành bắt đầu quan trọng ở khoảng tám tới mười người, khi không ai nhớ hết chuyện trong tiệm nữa và bắt đầu có tranh cãi về công bằng.
Đặt 15 phút và chúng tôi sẽ nói thật với bạn — kể cả khi câu trả lời không phải Fair Flow.
