Những gì Booksy không làm được cho tiệm của bạn
Booksy là phần mềm đặt lịch, và làm việc đó tốt. Chỗ nó dừng lại không phải lịch hẹn — mà là mọi thứ xảy ra giữa lúc khách bước vào và lúc khách ngồi xuống. Ai nhận khách vãng lai kế tiếp. Vòng lượt có công bằng không. Trong tiệm thật sự đang làm gì ngay lúc này. Những câu hỏi đó thuộc về nhân viên, không phải khách, và phần mềm đặt lịch chưa bao giờ được làm ra để trả lời chúng.
Trước hết, những gì Booksy thật sự làm tốt
Cần nói cho chính xác, vì phần lớn bài so sánh không làm vậy. Booksy cho bạn đặt lịch trên mạng qua chợ của họ, tự động xác nhận và nhắc lịch, thanh toán, hồ sơ khách, ca làm và ngày nghỉ của nhân viên, theo dõi hoa hồng và tiền boa, kho hàng có cảnh báo sắp hết, các cấp phân quyền, và báo cáo. Họ còn có danh sách chờ điện tử cho khách, khách vãng lai quét mã QR, xem thời gian chờ dự kiến, và nhận tin nhắn khi có ghế sẵn sàng.
Đó là một sản phẩm thật sự và nhiều tiệm hài lòng với nó. Nếu vấn đề của bạn là khách không đặt lịch trên mạng được, Booksy giải quyết vấn đề đó và bài này không dành cho bạn.
Chỗ trống không phải lịch hẹn. Mà là vòng lượt.
Hãy nhìn kỹ danh sách chờ đó thật sự làm gì. Nó trả lời câu hỏi của khách: khi nào tôi được làm? Nó cho khách số thứ tự, thời gian dự kiến, và thông báo.
Giờ hãy nghĩ tới trận cãi nhau thật sự xảy ra trong tiệm bạn. Không phải khách hỏi phải chờ bao lâu. Mà là hai thợ không đồng ý ai lẽ ra phải nhận người khách vãng lai vừa rồi. Là có người ra ngoài ăn trưa rồi quay về thấy mình mất ba khách. Là sự bực bội âm thầm của một thợ tin chắc quầy tiếp tân cứ giao khách ngon cho người khác.
Đó là câu hỏi của nhân viên, và danh sách chờ của khách không đụng tới chúng. Danh sách chờ xếp thứ tự khách. Hệ thống chia lượt xếp thứ tự đội thợ. Đó là hai vấn đề khác nhau và đa số phần mềm cho tiệm chỉ giải quyết cái đầu.
Những gì hệ thống chia lượt làm được mà danh sách chờ không làm được
Hệ thống chia lượt giữ chính vòng lượt, cả tiệm cùng thấy thay vì nằm trong đầu lễ tân. Từ đó có bốn điều.
Ai cũng thấy cùng một thứ tự. Tới lượt ai kế tiếp nằm trên màn hình cả đội cùng thấy. Không có gì để cãi, vì không ai phải tin lời ai.
Lượt được đếm. Khi một thợ nói mình bị bỏ lượt, bạn không phải nói chuyện cảm xúc. Bạn có con số. Phần lớn thời gian con số chấm dứt tranh cãi trong mười giây, và thỉnh thoảng con số cho thấy họ đúng — điều đáng biết.
Ra ngoài không làm mất chỗ. Ăn trưa, ra ngoài hút thuốc, đón con. Cho ai đó tạm giữ rồi đưa họ về vòng lượt đúng chỗ của mình thay vì xuống cuối.
Công bằng không còn là việc của bạn. Đây là phần chủ tiệm hay đánh giá thấp. Khi vòng lượt là một hệ thống ai cũng thấy thay vì hàng loạt quyết định bạn phải đưa ra cả ngày, bạn thôi là người phải bảo vệ mọi quyết định.
Phần còn lại của chuyện trong tiệm
Thứ tự lượt là chỗ trống lớn nhất, nhưng không phải thứ duy nhất xảy ra ngoài lịch hẹn. Màn hình trực tiếp cho thấy ai đang làm khách, ai đang rảnh, và ai ra ngoài. Yêu cầu tại ghế, để thợ báo cho quầy tiếp tân ngay từ ghế mà không phải đi qua. Phiếu điện tử cho lễ tân thấy thật sự đã làm gì so với khách đã đặt gì. Danh sách việc mở cửa và đóng cửa. Tài liệu đào tạo và hồ sơ ở chỗ thợ mới tìm được.
Không có gì trong đó là đặt lịch. Tất cả là việc điều hành hằng ngày của một tiệm có nhiều hơn vài người.
Có lẽ bạn không nên phải chọn
Lời khuyên thật lòng là với đa số tiệm, đây không phải hai sản phẩm cạnh tranh nhau. Booksy lo mối quan hệ với khách — trang trên chợ, đặt lịch trên mạng, nhắc lịch. Fair Flow lo chuyện trong tiệm — thứ tự lượt, màn hình trực tiếp, phiếu dịch vụ, đội thợ.
Nhiều chủ tiệm dùng cả hai, và đó là cách hợp lý: cứ nhận lịch hẹn ở nơi khách đang có mặt, và thôi cố điều hành một tiệm mười lăm người bằng một cuốn lịch vốn được làm cho một thợ với một cái điện thoại. Chúng tôi cũng nói điều tương tự trong bài so sánh với Vagaro, vì cùng lý do.
Lúc nên tìm hiểu hệ thống chia lượt không phải khi việc đặt lịch trục trặc. Mà là khi đội thợ bắt đầu cãi nhau chuyện công bằng, hoặc khi bạn nhận ra mình mất bao nhiêu thời gian trong ngày chỉ để quyết định ai nhận khách kế tiếp.
Bắt đầu từ đâu
Nếu những điều trên nghe giống tiệm bạn, trang hệ thống chia lượt và hàng chờ cho thấy vòng lượt thật sự chạy thế nào, kể cả số lượt và lúc ra ngoài. Bảng giá chỉ có một trang, không chia gói. Hoặc đặt lịch demo 15 phút và chúng tôi sẽ chạy thử theo tiệm của bạn chứ không phải một tiệm chung chung.
Nên đọc tiếp: phần mềm cho tiệm nào thật sự có hệ thống chia lượt, kiểm tra tương tự với Vagaro, Mindbody, Fresha và Square. Hoặc mẹo xếp lịch nhân viên cho tiệm từ 10 người trở lên, nói về phía ca làm của cùng vấn đề.