Mẹo xếp lịch làm việc cho đội thợ ở tiệm đông khách
Cách nhanh nhất để sửa lịch làm việc của tiệm là thôi xếp theo ai muốn ca nào và bắt đầu xếp theo lúc khách thật sự bước vào cửa. Mọi thứ khác — xin đổi ca, trùng ngày nghỉ, cãi nhau ngày thứ Bảy — đều dễ hơn khi số người khớp với lượng khách. Dưới đây là những mẹo cụ thể quan trọng khi đội thợ của bạn vượt quá mười người.
Xếp lịch nhân viên không phải xếp lịch khách
Hai chuyện này hay bị nói như một, nhưng không phải. Xếp lịch khách là về lịch hẹn: ai làm khách nào, lúc nào. Xếp lịch nhân viên là về ca làm: ai có mặt trong tiệm, ngày nào, bao nhiêu giờ. Một tiệm có thể có sổ hẹn sắp xếp hoàn hảo mà vẫn thiếu người trầm trọng lúc trưa thứ Bảy.
Bài này nói về chuyện thứ hai. Nếu vấn đề bạn đang muốn giải quyết là khách bị chuyền qua lại giữa các thợ, hãy đọc xếp lịch khách cho tiệm có đội thợ đông.
Xếp lịch theo lượng khách, không theo số đầu người
Đa số tiệm xếp một lịch trông có vẻ công bằng trên giấy — mỗi ngày khoảng cùng số người. Rồi chiều thứ Bảy khách phải chờ hai tiếng trong khi sáng thứ Ba có sáu người đứng không.
Trước khi viết lịch tháng sau, hãy xem khách thật sự tới lúc nào trong bốn tuần vừa rồi, theo từng giờ chứ không theo ngày. Gần như tiệm nào cũng thấy cùng một hình dạng: cuối tuần đông dồn vào vài giờ, giữa tuần có một khoảng chết, và một hai khung giờ tối. Xếp thật nhiều người cho giờ đông, xếp giờ vắng với số người tối thiểu, và thôi coi ngày nào cũng cần cùng một đội.
Mục đích không phải cắt giờ làm. Mà là dời chúng tới nơi kiếm ra tiền.
Coi thứ Bảy là ngày lương, không chỉ là một ca
Trong tiệm ăn hoa hồng, thứ Bảy không chỉ là ngày đông — đó là ngày mọi người kiếm tiền. Bảo một thợ ăn hoa hồng nghỉ thứ Bảy là bảo họ chịu giảm thu nhập, nên yêu cầu nghỉ cuối tuần gây mâu thuẫn hơn mọi thứ khác trên lịch.
Có hai điều giúp chuyện này dễ hơn. Thứ nhất, nói rõ nghỉ cuối tuần là luân phiên: ai cũng tới lượt, và thứ tự được ghi ra ở chỗ cả đội thấy. Thứ hai, khi phải từ chối một yêu cầu nghỉ cuối tuần, hãy giải thích bằng chuyện đủ người chứ không phải thâm niên. “Hôm đó đã có ba người nghỉ rồi” nghe khác hẳn “em xin sau cùng”.
Đăng lịch trước ít nhất hai tuần
Nhân viên tiệm có cuộc sống cần lên kế hoạch — con cái, việc làm thứ hai, lớp học. Một lịch đăng vào thứ Năm cho tuần bắt đầu thứ Hai âm thầm nói với đội rằng thời gian ngoài giờ làm của họ không quan trọng, và đó là một trong những lý do thường gặp nhất khiến thợ giỏi bắt đầu tìm chỗ khác.
Hai tuần là mức tối thiểu thực tế cho đội từ mười người trở lên. Ngoài chuyện giữ người, nó còn thay đổi loại yêu cầu bạn nhận được: khi được báo trước, mọi người xin thay đổi từ sớm thay vì gọi báo nghỉ ngay sáng hôm đó.
Đưa yêu cầu đổi ca ra khỏi nhóm chat
Đây là nguồn hỗn loạn lớn nhất về lịch ở những tiệm vốn chạy tốt. Có người xin đổi ca trong nhóm chat lúc 11 giờ đêm. Ba người trả lời. Không ai xác nhận. Tới thứ Bảy hai thợ tới tiệm, mỗi người tin một kiểu về chuyện ai làm hôm đó.
Mọi yêu cầu ảnh hưởng tới lịch — nghỉ phép, đổi ca, nhận thêm ca, vào trễ, về sớm, đổi giờ nghỉ — cần vào một chỗ, được duyệt rõ ràng, rồi thay đổi chính lịch làm việc. Không phải một tin nhắn. Mà là lịch làm việc.
Khi yêu cầu được sắp theo loại, có hai điều hữu ích xảy ra. Việc duyệt không còn là quyết định theo trí nhớ, và bạn có hồ sơ. Cuối quý bạn thấy được ai thật sự hay nhận thêm ca và ai lần nào cũng đổi để né cuối tuần — loại chuyện ai cũng có ý kiến mà không ai có bằng chứng. Về hộp thư giữ những yêu cầu đó, xem quản lý yêu cầu của nhân viên trong tiệm.
Dư người âm thầm cắt thu nhập của tất cả
Chuyện này riêng cho tiệm có vòng lượt khách vãng lai, và bị đánh giá thấp nghiêm trọng. Nếu bạn xếp mười thợ vào một ngày chỉ đủ khách cho sáu người, bạn không hề hào phóng. Bạn đã chia cùng số khách đó cho mười người.
Trong tiệm ăn hoa hồng, điều đó hiện ra ngay trong số tiền mọi người mang về, và hiện ra rất nhanh. Lời phàn nàn tới tai bạn thường sẽ không phải về lịch — mà là vòng lượt bất công, hay có người được thiên vị. Trước khi đi tìm vấn đề công bằng trong vòng lượt, hãy kiểm tra xem có phải bạn chỉ đơn giản xếp quá nhiều người so với lượng khách hôm đó.
Đó là lý do lịch làm việc và hệ thống chia lượt phải được xem cùng nhau. Một vòng lượt có thể công bằng hoàn toàn mà vẫn khiến ai cũng thu nhập thấp nếu tiệm dư người. Khi khoảng vắng đó kéo dài cả ngày, cách kiểm tra tương tự là làm sao lấp ngày vắng khách ở tiệm mà không phải giảm giá.
Đủ người theo chuyên môn, không chỉ đủ đầu người
Mười người trong tiệm chẳng có nghĩa gì nếu tất cả cùng làm một dịch vụ. Tiệm có nail cùng với chăm sóc da mặt, wax hay mát-xa cần đủ người cho từng chuyên môn, không phải theo số đầu người — chỉ một thợ wax báo nghỉ là có thể bỏ trống cả một loại lịch hẹn trong ngày.
Xếp lịch theo vai trò trước: bảo đảm mỗi dịch vụ bạn bán đều có người làm được có mặt trong mọi giờ mở cửa, rồi mới lấp phần còn lại bằng người làm chung. Đó chỉ là một thay đổi nhỏ trong cách lập tuần mà ngăn được loại chỗ trống khó chịu nhất.
So lịch làm việc với chuyện thật sự đã xảy ra
Lịch nói thợ làm từ 9 tới 5 giờ. Chấm công nói họ tới lúc 9:20 và về lúc 4:30. Qua một tháng, với đội mười lăm người, khoảng lệch đó là tiền thật và là số người bạn tưởng có mà thật ra không có.
Mỗi tháng một lần, so giờ theo lịch với giờ chấm công. Bạn không tìm cách bắt lỗi ai — bạn tìm quy luật. Thường xuyên vào trễ ở một ca thường có nghĩa ca đó bắt đầu sai giờ, không phải ai đó lười. Thường xuyên về sớm vào thứ Ba thường có nghĩa thứ Ba dư người.
Với nhiều chi nhánh, xếp lịch cho cả công ty, không chỉ từng tiệm
Khi có hơn một chi nhánh, lịch làm việc không còn là một tờ giấy. Nhân viên làm thay ở nhiều nơi, một chi nhánh quá tải trong khi chi nhánh khác vắng, và quản lý mỗi tiệm tự làm lịch riêng mà không thấy được các tiệm khác.
Cách sửa thực tế là một màn hình chung cho mọi chi nhánh, mỗi quản lý thấy được ai rảnh trong toàn công ty trước khi lấp chỗ trống. Nếu không, bạn sẽ trả tiền làm thêm giờ ở một nơi trong cùng buổi chiều mà nơi khác cho người về sớm.
Một nề nếp đơn giản hằng tuần
Không có gì trong này cần quy trình lớn. Một nhịp làm được cho đội từ mười người trở lên trông như thế này:
- Xem lại lượng khách tuần trước theo từng giờ, không theo ngày
- Lên nháp hai tuần tới theo lượng khách đó, theo từng vai trò
- Giải quyết hết các yêu cầu còn tồn trước khi đăng, không phải sau
- Đăng ở chỗ cả đội thấy cùng một bản
- Mỗi tháng một lần, so giờ theo lịch với giờ chấm công
Mục tiêu không phải một lịch hoàn hảo. Mà là một lịch mọi người tin, đăng đủ sớm để họ sắp xếp được, và sát với lượng khách đủ để ai cũng kiếm được tiền.
Fair Flow nằm ở đâu
Fair Flow được làm cho tiệm và spa từ mười nhân viên trở lên. Lịch làm việc và chấm công giữ giờ dự kiến và giờ thật ở cùng một chỗ, yêu cầu của nhân viên cho mọi lần đổi ca và xin nghỉ một quy trình rõ ràng thay vì nhóm chat, và hệ thống chia lượt giữ vòng lượt khách vãng lai công bằng khi mọi người đã vào tiệm. Doanh nghiệp nhiều chi nhánh có một màn hình chung cho mọi nơi.
Nếu lịch làm việc của bạn đang nằm trong bảng tính và yêu cầu đổi ca nằm trong WhatsApp, đặt lịch demo và chúng tôi sẽ cho bạn thấy khi gom về một chỗ thì trông thế nào.