Một hộp thư cho mọi yêu cầu của nhân viên trong tiệm
Sáng thứ Hai, chủ tiệm mở WhatsApp để tìm một câu trả lời: ai nghỉ thứ Năm tới. Tuần trước có người xin nghỉ phép trong nhóm chat. Người khác nhắn cho quản lý xin đổi thứ Bảy lấy thứ Ba. Một thợ nói với quầy tiếp tân là acetone gần hết. Một tấm hình giấy phép được gửi trong tin nhắn riêng. Một câu hỏi về lương và một máy sấy bị hư được nhắc qua loa ở quầy.
Tới thứ Hai, không chuyện nào trong đó dễ ráp lại. Tin xin nghỉ phép bị chôn dưới bốn mươi cái sticker. Việc đổi lịch là một chữ “ok” trong một cuộc trò chuyện chưa bao giờ tới tay người đăng lịch tuần. Lời nhắc về đồ dùng chưa bao giờ thành đơn đặt hàng. Tấm hình giấy phép nằm trên một điện thoại không có ở tiệm. Không ai nói được, dựa trên hồ sơ, chuyện gì đã được duyệt và ai phải lo phần còn lại.
Đây không phải vấn đề giao tiếp. Đây là vấn đề quản lý yêu cầu của nhân viên trong tiệm.
Vì sao nhóm chat thất bại khi dùng làm hệ thống yêu cầu của nhân viên
Chat giỏi trò chuyện. Nhưng là một ứng dụng yêu cầu của nhân viên rất tệ.
Tin nhắn bị chôn mất. Một yêu cầu không có trạng thái — nó không mở, không được duyệt, không bị từ chối; nó chỉ là một bong bóng chat. Chủ tiệm có thể nói đồng ý mà lịch làm việc vẫn y nguyên, vì chữ đồng ý nằm trong chat. Nhân viên hỏi lại vì họ không thấy quyết định. Nghỉ phép, vào trễ, đi mua đồ và hình giấy phép đều cần cách theo dõi khác nhau, mà nhóm chat coi chúng là cùng một loại tin nhắn. Không có lịch sử đáng tin khi hai người nhớ cuộc trò chuyện khác nhau.
WhatsApp không phải kẻ xấu. Chat là để giao tiếp. Quản lý yêu cầu của nhân viên là một hàng chờ các quyết định.
Quản lý yêu cầu của nhân viên trong tiệm là gì?
Quản lý yêu cầu của nhân viên trong tiệm là một chỗ để nhân viên gửi yêu cầu công việc, có loại yêu cầu, trạng thái ai cũng thấy, một quản lý có thể duyệt, từ chối hoặc hỏi thêm thông tin, và lịch sử những gì đã xảy ra.
Đó là điều hành nhân viên. Không phải đặt lịch hẹn cho khách, không phải danh sách chờ của khách, và không thay sổ hẹn. Một tiệm có thể giữ lịch khách đang dùng mà vẫn cần một hộp thư nhân viên cho những việc xoay quanh lịch đó: nghỉ phép, người làm thay, giấy tờ, đồ dùng, và những câu hỏi lẽ ra chỉ nằm trong điện thoại của ai đó.
Những yêu cầu một tiệm đông khách cần sắp xếp
Một ứng dụng yêu cầu cho nhân viên tiệm phải chứa nhiều hơn “tôi nghỉ thứ Bảy được không?”. Hộp thư của Fair Flow nhóm các loại yêu cầu mà nhân viên thật sự gửi được ngay hôm nay.
Lịch làm việc. “Xin nghỉ phép” cho một ngày hay nhiều ngày liền. “Vào trễ” và “Về sớm” xin rút ngắn giờ làm vào một ngày cụ thể. “Đổi lịch”, “Thêm ca / Nhận ca”, “Đổi ca” và “Đổi giờ nghỉ” cũng là các loại yêu cầu. Không có yêu cầu “giờ có thể làm” riêng; giờ có thể làm nằm trong hồ sơ nhân viên và lịch tuần đã đăng, không phải một mục riêng trong Hộp thư.
Thanh toán. “Xem lại hoa hồng”, “Điều chỉnh tiền boa” và “Vấn đề thanh toán” cho nhân viên nêu câu hỏi về tiền mà không biến Hộp thư thành phần mềm trả lương. Yêu cầu được ghi lại và được quyết định. Nó không tính hoa hồng hay trả lương.
Vận hành. “Đồ dùng”, “Bảo trì” và “Vấn đề với khách” là các loại yêu cầu có sẵn. Yêu cầu đồ dùng có thể ghi tên món và số lượng. Yêu cầu bảo trì ghi vấn đề, khu vực, và mức độ gấp.
Giấy tờ. Nhân viên có thể “Xin giấy tờ” từ quản lý, hoặc “Tải giấy tờ lên” như giấy phép, bảo hiểm hay chứng chỉ. Hộp thư là đường duyệt. Tệp được lưu vào mục Giấy tờ trong hồ sơ nhân viên sau khi được duyệt — không phải hình trong chat và không phải bản duy nhất của giấy phép.
Khác. Những mục không thuộc loại nào vào “Khác”. Chủ tiệm cũng có thể thêm loại yêu cầu riêng cho tiệm mình.
Quản lý cũng nhận các mục tự động trong Hộp thư mà nhân viên không tạo ra: cảnh báo giấy tờ sắp hết hạn, nhắc sinh nhật nhân viên, và gợi ý về kho hàng. Những mục đó dành cho quản lý, không phải thêm nút trong danh sách “Yêu cầu mới” của nhân viên.
Hộp thư của Fair Flow hoạt động thế nào
Hộp thư nhân viên của Fair Flow là phần sản phẩm lo chuyện này. Nhân viên có quyền gửi thì tạo yêu cầu. Quản lý có quyền quản lý thì xem hàng chờ.
- Nhân viên mở Hộp thư và tạo yêu cầu mới.
- Họ chọn loại — nghỉ phép, vào trễ, đồ dùng, tải giấy tờ lên, và các loại khác trong danh sách trên.
- Họ điền các ô mà loại đó cần: ngày cho nghỉ phép, món cho đồ dùng, tệp cho tải giấy tờ.
- Họ gửi cho quản lý. Mục mở ra với trạng thái “Đang mở” (yêu cầu đồ dùng còn dùng “Đang chờ”, mà Hộp thư xếp chung với “Đang mở”).
- Quản lý thấy nó trong “Cần xử lý”, nhóm theo loại. Họ có thể lọc theo trạng thái — “Đang mở”, “Cần thêm thông tin”, “Đã duyệt”, “Đã từ chối”, “Đã lưu trữ” — và, trong màn hình quản lý, theo nhân viên.
- Quản lý duyệt, từ chối, hoặc hỏi thêm thông tin. Khi từ chối có thể kèm ghi chú người gửi đọc được. “Cần thêm thông tin” cho nhân viên trả lời và đưa mục đó trở lại hàng chờ đang mở.
- Nhân viên có thể mở các yêu cầu của mình và xem trạng thái. Quản lý lo Hộp thư cũng có thể nhận thông báo đẩy khi có mục mới.
- Các mục đã lưu trữ nằm trong “Đã lưu trữ”. Hộp thư không phải một cuộc trò chuyện dùng xong bỏ.
Yêu cầu chung có ghi chú và các ô theo loại. Tệp đính kèm thuộc về yêu cầu tải giấy tờ lên. Hộp thư không có chuỗi bình luận riêng cho từng mục.
Khi một yêu cầu được duyệt ảnh hưởng tới lịch làm việc
Đây là xếp lịch nhân viên, không phải đặt lịch hẹn cho khách. Duyệt một mục trong Hộp thư không tự sửa lịch tuần đã đăng.
Lịch làm việc đọc các yêu cầu “Xin nghỉ phép”, “Vào trễ”, “Về sớm” và “Đổi lịch” đã duyệt như thông tin giờ có thể làm. Duyệt nghỉ phép hay đổi lịch sẽ đánh dấu những ngày đó là không thể làm. Vào trễ hay về sớm rút ngắn giờ làm ngày đó. Yêu cầu bị từ chối không thay đổi giờ có thể làm.
Như vậy không giống với xóa hay dời các ca đã đăng. Nếu thứ Năm vẫn còn một ca trên bảng, quản lý vẫn phải xếp hoặc bỏ ca đó. “Đổi lịch” cũng không sửa giờ làm mặc định hằng tuần của nhân viên; nó khóa những ngày ghi trong yêu cầu.
“Thêm ca”, “Đổi ca” và “Đổi giờ nghỉ” có thể gửi và duyệt trong Hộp thư. Những lần duyệt đó không ghi vào lịch làm việc. Việc xếp người làm thay vẫn cần quản lý thao tác thêm một lần trên lịch tuần.
Một ví dụ nhỏ đúng với sản phẩm: một thợ xin nghỉ phép thứ Năm và thứ Sáu tới. Quản lý duyệt. Lần tới mở lịch làm việc, hai ngày đó hiện là không thể làm. Quản lý vẫn phải chỉnh các ca đã đăng nếu cần người khác làm thay. Để biết cách lập lịch tuần, xem mẹo xếp lịch nhân viên cho tiệm.
Giấy phép, giấy tờ và nhắc hạn
Giấy phép hành nghề không nằm trong Hộp thư như một tủ hồ sơ. Nhân viên có thể tải lên giấy phép, giấy bảo hiểm hay chứng chỉ qua “Tải giấy tờ lên”. Quản lý duyệt yêu cầu đó. Tệp sau đó nằm trong mục Giấy tờ của hồ sơ nhân viên, là nơi lưu ngày hết hạn.
Ngày hết hạn không bắt buộc. Nếu có điền và giấy tờ đã được duyệt, quản lý nhận cảnh báo trong Hộp thư của ứng dụng khi còn từ 1 tới 30 ngày. Cảnh báo không khóa nhân viên khỏi ứng dụng và không thay đổi lịch của họ. Nó cũng không thay hội đồng cấp phép của tiểu bang. Về phần tuân thủ để giữ giấy phép còn hiệu lực, đọc theo dõi giấy phép nhân viên trong tiệm.
Nhắc sinh nhật nhân viên
Ngày sinh được lưu trong hồ sơ nhân viên. Fair Flow có thể tạo lời nhắc sinh nhật trong Hộp thư cho quản lý và chủ tiệm, mặc định bảy ngày trước ngày sinh. Khoảng thời gian đó đổi được trong cài đặt. Người có sinh nhật không nhận lời nhắc. Mục đích rất thực tế: quản lý có thể quan tâm tới một người trong đội mà không phải giữ thêm một cuốn lịch.
Yêu cầu đồ dùng và kho hàng
Nhân viên có thể gửi yêu cầu “Đồ dùng” có tên món và số lượng, gắn với các dòng trong kho hàng khi có liên kết. Yêu cầu hiện trong Hộp thư. Khi quản lý duyệt, Fair Flow cộng số lượng đó vào phần Đặt hàng của kho hàng. Nó không thay đổi tồn kho hiện tại, và không tạo một danh sách mua sắm riêng. Sau khi duyệt, quản lý vẫn dùng chức năng “Tạo đơn hàng” trong Kho hàng để biến số lượng cần đặt thành những gì thật sự được mua.
Một hộp thư so với tin nhắn rải rác
| Tin nhắn rải rác | Quy trình yêu cầu của nhân viên trong Fair Flow |
|---|---|
| Yêu cầu bị chôn trong chat | Yêu cầu được lưu theo loại trong Hộp thư |
| Không có trạng thái rõ ràng | “Đang mở”, “Cần thêm thông tin”, “Đã duyệt”, “Đã từ chối” hoặc “Đã lưu trữ” |
| Quản lý dựa vào trí nhớ | Yêu cầu vẫn nằm trong lịch sử Hộp thư, kể cả “Đã lưu trữ” |
| Chữ đồng ý trong chat có thể không bao giờ tới lịch tuần | Nghỉ phép, vào trễ, về sớm và đổi lịch đã duyệt được đọc như giờ có thể làm của nhân viên; ca đã đăng vẫn cần quản lý chỉnh |
| Yêu cầu đồ dùng nói bằng miệng | Duyệt sẽ cộng số lượng vào phần Đặt hàng của kho, không cộng vào tồn kho hiện tại |
| Giấy tờ gửi dưới dạng hình chụp | Tải lên đi qua Hộp thư; sau khi duyệt, tệp được lưu trong mục Giấy tờ của hồ sơ nhân viên |
Những gì Hộp thư của Fair Flow không làm
- Nó không phải nhắn tin với khách.
- Nó không phải hộp thư lịch hẹn của khách.
- Nó không thay phần mềm trả lương. Có thể gửi câu hỏi về hoa hồng và thanh toán; lương không được tính ở đó.
- Nó không thay yêu cầu cấp phép của tiểu bang, và giấy tờ hết hạn tự nó không thay đổi việc đăng nhập hay lịch làm việc.
- Nó không tự động sửa ca đã đăng, giờ làm mặc định hằng tuần, ca thêm, đổi ca hay giờ nghỉ.
- Nó không thay liên lạc khẩn cấp. Nếu máy sấy bốc cháy, bạn vẫn phải gọi người.
- Nó không thay thế quản lý công việc trong tiệm.
Vì sao điều này quan trọng với tiệm có nhiều chi nhánh
Các mục trong Hộp thư có thể gắn với một chi nhánh. Khi quản lý chọn một chi nhánh ở đầu trang, danh sách chỉ hiện chi nhánh đó — nên yêu cầu của một thợ chỉ làm ở một nơi sẽ không hiện ra khi bạn đang xem nơi khác. Chủ tiệm không bật bộ lọc chi nhánh thì thấy được toàn bộ. Đó là khả năng xem theo chi nhánh trong cùng một doanh nghiệp, không phải hộp thư riêng cho từng pháp nhân.
Nếu bạn muốn đưa các yêu cầu ra khỏi nhóm chat, đặt lịch demo 15 phút. Bảng giá chỉ có một trang: $99 cho chi nhánh đầu tiên và $79 cho mỗi chi nhánh thêm.