用一个请求箱处理所有沙龙员工请求
星期一早上，老板打开 WhatsApp，只想找一个答案：下周四谁休息。上周有人在群里请了假。另一个人给经理发短信，想把周六换成周二。一位技师告诉前台洗甲水快用完了。一张执照照片发在了私人对话里。一个工资问题和一台坏了的吹风机，是在前台顺口提到的。
到了星期一，这些都很难还原。请假的消息被四十个表情包淹没了。排班调整只是某个对话里的一句“好”，从未传到负责发布一周排班的人那里。用品的那句话从未变成订单。执照照片在一部没带来上班的手机里。没人能根据记录说出什么已获批准，剩下的又该由谁处理。
这不是沟通问题，而是沙龙员工请求管理的问题。
为什么群聊不适合作为员工请求系统
聊天擅长对话，却是糟糕的员工请求应用。
消息会被淹没。请求没有状态：它既不是未处理，也不是已批准或已拒绝，只是一个对话气泡。老板可能说了“好”，员工排班却没变，因为那句“好”只存在于聊天里。员工因为看不到决定而再问一遍。休假、晚到、采购用品和执照照片都需要不同的后续处理，群聊却把它们当作同一种消息。当两个人对同一段对话记得不一样时，也没有可靠的记录。
WhatsApp 不是罪魁祸首。聊天是沟通，员工请求管理则是一连串待做的决定。
什么是沙龙员工请求管理？
沙龙员工请求管理，是让员工在一个地方提交运营请求：有类型、有可见的状态、有经理可以批准、拒绝或要求补充信息，并留有处理经过的记录。
这属于员工运营。它不是顾客预约，不是顾客候补名单，也不是预约簿的替代品。沙龙可以保留顾客已在使用的日历，但仍然需要一个沙龙员工请求箱，来处理围绕这个日历发生的工作：休假、顶班、文件、用品，以及原本只存在于某人手机里的问题。
忙碌的沙龙需要整理的请求
沙龙员工请求应用要处理的，不只是“我周六能休息吗？”。Fair Flow 请求箱对员工目前实际可以提交的类型进行了分组。
排班。“休假申请”涵盖一天或一段日期。“晚到”和“早退”申请在特定日期缩短工作时段。“排班调整”、“加班 / 接班”、“换班”和“休息时间调整”也是请求类型。没有单独的“可上班时间”请求；可上班时间记录在员工档案和已发布的排班中，而不是作为单独的请求箱类别。
付款。“提成核查”、“小费调整”和“付款问题”让员工可以提出薪酬问题，而不会把请求箱变成工资发放软件。请求会被记录并作出决定。它不计算提成，也不发放工资。
运营。“用品”、“维修”和“顾客问题”是有类型的请求。用品请求可以写明物品和数量。维修请求会写明问题、区域和紧急程度。
文件。员工可以向管理层“申请文件”，或“上传文件”，例如执照、保险或资格证书。请求箱是审批渠道。文件获批后存放在员工的文件记录中，而不是作为聊天里的照片，也不是执照唯一的副本。
其他。未分类的事项归入“其他”。老板还可以为本沙龙添加自定义请求类型。
经理还会收到员工并未创建的自动请求箱事项：文件即将到期提醒、员工生日提醒和库存建议。这些是面向经理的，而不是员工“新请求”列表上额外的按钮。
Fair Flow 请求箱如何运作
Fair Flow 员工请求箱就是为此打造的产品功能。有发送权限的员工创建请求，有管理权限的经理审核队列。
- 员工打开请求箱，开始一个新请求。
- 选择类型：休假、晚到、用品、上传文件，以及上面列出的其他类型。
- 填写该类型需要的字段：休假的日期、用品的物品、上传文件的文件。
- 发送给经理。该事项以“未处理”状态打开（用品请求还会使用“待定”，请求箱将其与“未处理”同等对待）。
- 经理在“待处理”下按类型分组查看。可以按状态筛选（未处理、需补充信息、已批准、已拒绝、已归档），在经理视图中还可以按员工筛选。
- 经理批准、拒绝或要求补充信息。拒绝时可以附上申请人能看到的备注。“需补充信息”让员工可以回复，并把事项放回未处理队列。
- 员工可以打开自己的请求查看状态。负责请求箱的经理在有新事项创建时，也可以收到推送通知。
- 已归档的事项保留在“已归档”中。请求箱不是用完即弃的聊天对话。
一般请求包含备注和有类型的字段。文件附件属于文件上传。请求箱不会为每个事项另开评论对话。
当已批准的请求影响排班时
这是员工排班，而不是顾客预约。批准请求箱中的事项，本身并不会改写已发布的一周排班。
员工排班会把已批准的“休假”、“晚到”、“早退”和“排班调整”请求读取为可上班情况。休假或排班调整获批后，这些日期会标记为不可上班。晚到或早退会缩短当天的工作时段。被拒绝的请求不会改变可上班情况。
这与删除或移动已发布的班次不同。如果看板上周四仍显示有班次，经理仍需安排或移除该班次。“排班调整”也不会改写员工默认的每周工时；它只锁定请求中列出的日期。
“加班”、“换班”和“休息时间调整”可以在请求箱中提交和批准，但这些批准不会写入排班数据。安排顶班仍需经理在当周排班中另行操作。
一个与产品一致的小例子：一位技师申请下周四和周五休假，经理批准了。下次加载员工排班时，这两天会显示为不可上班。如果需要其他人顶班，经理仍需调整已发布的班次。关于如何安排一周排班本身，请参阅沙龙员工排班技巧。
执照、文件和到期提醒
专业执照并不把请求箱当作档案柜。员工可以通过“上传文件”上传执照、保险文件或资格证书。经理批准该请求后，文件就会存放在员工的文件记录中，到期日也存储在那里。
到期日是可选的。如果填写了到期日且文件已获批准，在剩余 1 到 30 天期间，经理会在应用内的请求箱收到提醒。该提醒不会锁住员工的应用账号，也不会改变其排班，更不能取代州委员会的要求。关于让执照保持有效的合规方面，请阅读沙龙员工执照追踪。
员工生日提醒
生日存储在员工记录中。Fair Flow 可以在请求箱中为经理和老板创建员工生日提醒，默认在生日前七天提醒。这个时间可以在设置中更改。过生日的本人不会收到提醒。目的很实际：经理无需另外维护一份日历，就能为团队成员送上祝福。
用品请求和库存
员工可以提交“用品”请求，写明物品和数量，并在有关联时对应到库存条目。请求会出现在请求箱中。经理批准后，Fair Flow 会把这些数量加入库存订单。它不会更改当前库存，也不会另建购物清单。批准后，经理仍需使用库存的“创建订单”流程，把这些订购数量变成实际采购的内容。
一个请求箱与零散消息对比
| 零散消息 | Fair Flow 员工请求流程 |
|---|---|
| 请求淹没在聊天中 | 请求按类型存放在请求箱中 |
| 没有可见状态 | 未处理、需补充信息、已批准、已拒绝或已归档 |
| 经理全靠记忆 | 请求保留在请求箱的记录中，包括已归档的事项 |
| 聊天里的一句“好”可能永远不会反映到排班上 | 已批准的休假、晚到、早退和排班调整会被读取为员工可上班情况；已发布的班次仍需经理处理 |
| 用品请求靠口头传达 | 批准后数量会加入库存订单，而不是当前库存 |
| 文件以照片形式发送 | 通过请求箱上传；批准后，文件存放在员工的文件记录中 |
Fair Flow 请求箱不做什么
- 它不是顾客消息工具。
- 它不是顾客预约收件箱。
- 它不能取代工资发放软件。可以提交提成和付款问题，但不在这里计算薪酬。
- 它不能取代州执照要求，文件过期本身也不会改变登录或排班。
- 它不会自动改写已发布的班次、默认每周工时、加班、换班或休息时间。
- 它不能取代紧急沟通。如果吹风机着火了，您还是得打电话叫人。
- 它不能替代现场的沙龙任务管理。
为什么这对多门店沙龙很重要
请求箱事项可以带有门店信息。当经理在页首选择了某个门店时，列表只显示该分店的事项，因此只在某一家店工作的技师所提的请求，不会在您查看另一家店时出现。没有启用门店筛选的老板可以看到整个沙龙的事项。这是同一家企业内部的门店可见性，而不是每个法律实体各自一个请求箱。
如果您想把请求从群聊里移出来，请预约 15 分钟演示。价格只有一页：首个门店 $99，每增加一个门店 $79。