用一個請求箱處理所有沙龍員工請求
星期一早上，老闆開啟 WhatsApp，只想找一個答案：下週四誰休息。上週有人在群裡請了假。另一個人給經理發簡訊，想把週六換成周二。一位技師告訴櫃檯洗甲水快用完了。一張執照照片發在了私人對話裡。一個薪資問題和一臺壞了的吹風機，是在櫃檯順口提到的。
到了星期一，這些都很難還原。請假的訊息被四十個表情包淹沒了。排班調整隻是某個對話裡的一句“好”，從未傳到負責釋出一週排班的人那裡。用品的那句話從未變成訂單。執照照片在一部沒帶來上班的手機裡。沒人能根據記錄說出什麼已獲批准，剩下的又該由誰處理。
這不是溝通問題，而是沙龍員工請求管理的問題。
為什麼群組聊天不適合作為員工請求系統
聊天擅長對話，卻是糟糕的員工請求應用。
訊息會被淹沒。請求沒有狀態：它既不是未處理，也不是已批准或已拒絕，只是一個對話氣泡。老闆可能說了“好”，員工排班卻沒變，因為那句“好”只存在於聊天裡。員工因為看不到決定而再問一遍。休假、晚到、採購用品和執照照片都需要不同的後續處理，群組聊天卻把它們當作同一種訊息。當兩個人對同一段對話記得不一樣時，也沒有可靠的記錄。
WhatsApp 不是罪魁禍首。聊天是溝通，員工請求管理則是一連串待做的決定。
什麼是沙龍員工請求管理？
沙龍員工請求管理，是讓員工在一個地方提交營運請求：有類型、有可見的狀態、有經理可以批准、拒絕或要求補充資訊，並留有處理經過的記錄。
這屬於員工營運。它不是顧客預約，不是顧客候補名單，也不是預約簿的替代品。沙龍可以保留顧客已在使用的行事曆，但仍然需要一個沙龍員工請求箱，來處理圍繞這個行事曆發生的工作：休假、頂班、檔案、用品，以及原本只存在於某人手機裡的問題。
忙碌的沙龍需要整理的請求
沙龍員工請求應用要處理的，不只是“我週六能休息嗎？”。Fair Flow 請求箱對員工目前實際可以提交的類型進行了分組。
排班。“休假申請”涵蓋一天或一段日期。“晚到”和“早退”申請在特定日期縮短工作時段。“排班調整”、“加班 / 接班”、“換班”和“休息時間調整”也是請求類型。沒有單獨的“可上班時間”請求；可上班時間記錄在員工檔案和已釋出的排班中，而不是作為單獨的請求箱類別。
付款。“抽成核查”、“小費調整”和“付款問題”讓員工可以提出薪酬問題，而不會把請求箱變成薪資發放軟體。請求會被記錄並作出決定。它不計算抽成，也不發放薪資。
營運。“用品”、“維修”和“顧客問題”是有類型的請求。用品請求可以寫明物品和數量。維修請求會寫明問題、區域和緊急程度。
檔案。員工可以向管理層“申請檔案”，或“上傳檔案”，例如執照、保險或資格證書。請求箱是審批管道。檔案獲批後存放在員工的檔案記錄中，而不是作為聊天裡的照片，也不是執照唯一的副本。
其他。未分類的事項歸入“其他”。老闆還可以為本沙龍新增自定義請求類型。
經理還會收到員工並未建立的自動請求箱事項：檔案即將到期提醒、員工生日提醒和庫存建議。這些是面向經理的，而不是員工“新請求”列表上額外的按鈕。
Fair Flow 請求箱如何運作
Fair Flow 員工請求箱就是為此打造的產品功能。有傳送權限的員工建立請求，有管理權限的經理稽核佇列。
- 員工開啟請求箱，開始一個新請求。
- 選擇類型：休假、晚到、用品、上傳檔案，以及上面列出的其他類型。
- 填寫該類型需要的欄位：休假的日期、用品的物品、上傳檔案的檔案。
- 傳送給經理。該事項以“未處理”狀態開啟（用品請求還會使用“待定”，請求箱將其與“未處理”同等對待）。
- 經理在“待處理”下按類型分組檢視。可以按狀態篩選（未處理、需補充資訊、已批准、已拒絕、已歸檔），在經理檢視中還可以按員工篩選。
- 經理批准、拒絕或要求補充資訊。拒絕時可以附上申請人能看到的備註。“需補充資訊”讓員工可以回覆，並把事項放回未處理佇列。
- 員工可以開啟自己的請求檢視狀態。負責請求箱的經理在有新事項建立時，也可以收到推送通知。
- 已歸檔的事項保留在“已歸檔”中。請求箱不是用完即棄的聊天對話。
一般請求包含備註和有類型的欄位。檔案附件屬於檔案上傳。請求箱不會為每個事項另開評論對話。
當已批准的請求影響排班時
這是員工排班，而不是顧客預約。批准請求箱中的事項，本身並不會改寫已釋出的一週排班。
員工排班會把已批准的“休假”、“晚到”、“早退”和“排班調整”請求讀取為可上班情況。休假或排班調整獲批後，這些日期會標記為不可上班。晚到或早退會縮短當天的工作時段。被拒絕的請求不會改變可上班情況。
這與刪除或移動已釋出的班次不同。如果看板上週四仍顯示有班次，經理仍需安排或移除該班次。“排班調整”也不會改寫員工預設的每週工時；它只鎖定請求中列出的日期。
“加班”、“換班”和“休息時間調整”可以在請求箱中提交和批准，但這些批准不會寫入排班資料。安排頂班仍需經理在當週排班中另行操作。
一個與產品一致的小例子：一位技師申請下週四和週五休假，經理批准了。下次載入員工排班時，這兩天會顯示為不可上班。如果需要其他人頂班，經理仍需調整已釋出的班次。關於如何安排一週排班本身，請參閱沙龍員工排班技巧。
執照、檔案和到期提醒
專業執照並不把請求箱當作檔案櫃。員工可以通過“上傳檔案”上傳執照、保險檔案或資格證書。經理批准該請求後，檔案就會存放在員工的檔案記錄中，到期日也儲存在那裡。
到期日是可選的。如果填寫了到期日且檔案已獲批准，在剩餘 1 到 30 天期間，經理會在應用內的請求箱收到提醒。該提醒不會鎖住員工的應用帳號，也不會改變其排班，更不能取代州委員會的要求。關於讓執照保持有效的合規方面，請閱讀沙龍員工執照追蹤。
員工生日提醒
生日儲存在員工記錄中。Fair Flow 可以在請求箱中為經理和老闆建立員工生日提醒，預設在生日前七天提醒。這個時間可以在設定中更改。過生日的本人不會收到提醒。目的很實際：經理無需另外維護一份行事曆，就能為團隊成員送上祝福。
用品請求和庫存
員工可以提交“用品”請求，寫明物品和數量，並在有關聯時對應到庫存條目。請求會出現在請求箱中。經理批准後，Fair Flow 會把這些數量加入庫存訂單。它不會更改當前庫存，也不會另建購物清單。批准後，經理仍需使用庫存的“建立訂單”流程，把這些訂購數量變成實際採購的內容。
一個請求箱與零散訊息對比
| 零散訊息 | Fair Flow 員工請求流程 |
|---|---|
| 請求淹沒在聊天中 | 請求按類型存放在請求箱中 |
| 沒有可見狀態 | 未處理、需補充資訊、已批准、已拒絕或已歸檔 |
| 經理全靠記憶 | 請求保留在請求箱的記錄中，包括已歸檔的事項 |
| 聊天裡的一句“好”可能永遠不會反映到排班上 | 已批准的休假、晚到、早退和排班調整會被讀取為員工可上班情況；已釋出的班次仍需經理處理 |
| 用品請求靠口頭傳達 | 批准後數量會加入庫存訂單，而不是當前庫存 |
| 檔案以照片形式傳送 | 通過請求箱上傳；批准後，檔案存放在員工的檔案記錄中 |
Fair Flow 請求箱不做什麼
- 它不是顧客訊息工具。
- 它不是顧客預約收件箱。
- 它不能取代薪資發放軟體。可以提交抽成和付款問題，但不在這裡計算薪酬。
- 它不能取代州執照要求，檔案過期本身也不會改變登入或排班。
- 它不會自動改寫已釋出的班次、預設每週工時、加班、換班或休息時間。
- 它不能取代緊急溝通。如果吹風機著火了，您還是得打電話叫人。
- 它不能替代現場的沙龍任務管理。
為什麼這對多分店沙龍很重要
請求箱事項可以帶有分店資訊。當經理在頁首選擇了某個分店時，列表只顯示該分店的事項，因此只在某一家店工作的技師所提的請求，不會在您檢視另一家店時出現。沒有啟用分店篩選的老闆可以看到整個沙龍的事項。這是同一家企業內部的分店可見性，而不是每個法律實體各自一個請求箱。
如果您想把請求從群組聊天裡移出來，請預約 15 分鐘示範。價格只有一頁：首間店 $99，每增加一間店 $79。