Bảng chia lượt giữ vòng lượt khách vãng lai rõ ràng

Thứ Bảy bắt đầu như mọi khi. Người thợ đầu tiên vào cửa viết tên mình lên đầu một tờ giấy kẻ dòng dán ở quầy tiếp tân. Hai người kế tiếp ghi tên vào. Có người dời tờ giấy để đặt ly cà phê. Tới 10:40 đã có một vết nước loang qua cái tên thứ ba, và tới 11:15 không ai tìm thấy nó nữa — nó bị bỏ đi cùng xấp phiếu cũ, hoặc nằm dưới sổ hẹn, tùy bạn hỏi ai.

Một khách vãng lai đang đứng ở quầy. Hai người chắc chắn mình là người kế tiếp. Người thứ ba đang làm khách mà vẫn còn tên trong danh sách. Người ghi tên đang ở phía sau pha màu. Không có hồ sơ nào để kiểm tra, nên tiệm làm điều mà tiệm nào cũng làm: cãi nhau, rồi đoán.

Danh sách giấy chỉ biết tên ai kế tiếp. Nó không nói được ai đang rảnh, và không nói được ai làm được dịch vụ cho người khách đang đứng ở quầy.

Bảng chia lượt cho tiệm là gì?

Bảng chia lượt cho tiệm quản lý thứ tự nhân viên nhận khách vãng lai. Đó là vòng lượt của thợ mà bạn nhìn thấy được, không phải trí nhớ mà bạn phải bảo vệ.

Nó không phải lịch hẹn. Lịch hẹn trả lời ai đã đặt. Bảng chia lượt giữ thứ tự thợ cho những người khách không đặt hẹn.

Nó không phải danh sách chờ cho khách xem. Danh sách chờ xếp thứ tự khách và cho họ biết khi nào có thể được làm. Hệ thống chia lượt cho tiệm xếp thứ tự đội thợ. Khách không cần thấy bảng đó, và trong Fair Flow họ không thấy.

Dùng đúng cách, nó là phần mềm hàng chờ khách vãng lai cho những người điều hành tiệm: lễ tân, quản lý, và thợ đang chờ ghế kế tiếp.

Vì sao “ai kế tiếp?” là chưa đủ

Dịch vụ trong tiệm không thay thế cho nhau được. Bột không phải làm chân. Nhuộm không phải chăm sóc da mặt. Một thợ mát-xa đứng đầu một danh sách chung không thể nhận người khách vãng lai muốn đắp lại móng.

Đây là một ví dụ giả định, không phải kết quả của Fair Flow. Một nhân viên đang tới lượt. Một khách vãng lai xin một dịch vụ người đó không làm. Một bảng chia lượt hữu ích sẽ giúp quầy tìm người kế tiếp vừa đang rảnh vừa làm được việc đó, mà không âm thầm phạt người không nhận được đúng khách đó.

Hiện tại Fair Flow có lọc theo loại thợ. Nó không tự ghép dịch vụ được yêu cầu với nhân viên kế tiếp, và không bỏ qua người đứng đầu vì lý do đó.

Một hàng chờ ai tới trước làm trước chung chung không qua được bài thử đó. Danh sách giấy cũng vậy. Cả hai cho bạn một cái tên. Không cái nào biết người đó có rảnh không, hay có làm được dịch vụ đó không.

Đó là chỗ trống mà vòng lượt theo tay nghề muốn lấp: không phải một danh sách tên thông minh hơn, mà là một vòng lượt thấy được cùng lúc ai đang rảnh và ai làm được. Hiện tại Fair Flow lo phần ai đang rảnh và xem theo loại thợ. Ghép đúng dịch vụ được yêu cầu vẫn do quầy tiếp tân quyết định.

Hệ thống chia lượt cho tiệm phải hiểu được gì

Nếu bạn đang chọn phần mềm chia lượt khách vãng lai, đây là những yếu tố một tiệm đông khách thật sự gặp. Một số Fair Flow đã làm. Một số vẫn là quy tắc riêng của tiệm, và chúng tôi sẽ ghi rõ khác biệt.

• Thứ tự lượt. Ai đã vào, theo thứ tự nào, và ai quay về cuối sau khi làm xong.
• Ai đang rảnh. Người đang làm khách thì không rảnh cho khách vãng lai kế tiếp. Giờ nghỉ và tạm giữ không nên âm thầm xóa ai đó khỏi bảng.
• Loại thợ. Nail, wax, chăm sóc da mặt, mát-xa, tóc — tiệm làm nhiều dịch vụ là nhiều vòng lượt chung một phòng.
• Khả năng làm dịch vụ. Một hệ thống tốt nên biết nhiều hơn một chức danh. Tự động ghép một dịch vụ cụ thể được yêu cầu là mức khó hơn nhiều so với lọc bảng theo loại.
• Khách vãng lai và khách có hẹn. Khách có hẹn thuộc về lịch hẹn. Bảng chia lượt dành cho vòng lượt khách vãng lai. Không nên lẫn lộn hai thứ.
• Bỏ qua, tạm giữ và chỉnh tay. Tiệm thật lúc nào cũng có lúc làm khác danh sách. Những lần làm khác đó nên xem lại được sau.
• Lịch sử. Một trận cãi về công bằng vào tháng Mười là về một quy luật, không phải về một buổi sáng thứ Bảy.

Fair Flow ghi lại vào hàng, bắt đầu, xong, tạm giữ, trả lại và sắp xếp lại trong nhật ký lịch sử. Nó lưu loại thợ cho từng nhân viên và lọc được danh sách sẵn sàng theo loại. Nó không tự bỏ qua ai vì dịch vụ được yêu cầu, và không ghi lý do lên bảng khi ai đó bị bỏ qua. Lịch hẹn và chấm công tự chúng không làm thay đổi hàng chờ.

Danh sách giấy so với bảng chia lượt điện tử cho tiệm

Một bảng chung không làm tiệm công bằng tuyệt đối. Nhưng nó chấm dứt kiểu cãi nhau “tôi tưởng tới lượt tôi” với “tôi tưởng tới lượt chị”.

Fair Flow xử lý vòng lượt thế nào

Hàng chờ của Fair Flow là phần sản phẩm đứng sau chuyện này. Trong tiệm, thợ gọi nó là bảng chia lượt. Trong ứng dụng, nó là hàng chờ của nhân viên với hai cột: Sẵn sàng và Đang làm.

1. Thợ vào danh sách sẵn sàng. Muốn vào cần có quyền và ít nhất một loại thợ, và được xác nhận bằng mã PIN.
2. Danh sách sẵn sàng có đánh số. Thứ tự đó là vòng lượt khách vãng lai mọi nhân viên đều thấy.
3. Khi một nhân viên nhận khách, có người bấm Bắt đầu. Họ rời Sẵn sàng và hiện trong Đang làm.
4. Khi dịch vụ xong, Xong đưa họ xuống cuối danh sách sẵn sàng.
5. Tạm giữ giữ người đó ở đúng chỗ hiện tại — ăn trưa, nghe điện thoại, rời tiệm một chút — mà không đẩy họ xuống cuối. Trả lại đưa họ về trạng thái sẵn sàng ở đúng chỗ đó.
6. Quản lý có quyền sắp xếp lại có thể đưa người lên hoặc xuống. Những lần dời đó được ghi lại.

Trong Fair Flow, kế tiếp nghĩa là số 1 trong danh sách Sẵn sàng có đánh số ở màn hình hiện tại — không phải tự động ghép dịch vụ.

Hiện tại Fair Flow cho đội thợ lọc hàng chờ theo loại thợ. Nó chưa đọc được dịch vụ khách vãng lai yêu cầu để tự chọn hay bỏ qua một nhân viên. Quầy tiếp tân vẫn quyết định ai hợp với dịch vụ bằng màn hình loại thợ phù hợp.

Fair Flow không phải ứng dụng “ai kế tiếp” cho khách xem; khách không bao giờ thấy danh sách này. Quản lý hay lễ tân vẫn có thể cho người ở dưới bắt đầu trước. Phần mềm không tự bịa ra việc giao khách vãng lai; nó giữ vòng lượt của thợ minh bạch trong lúc quầy điều hành tiệm.

Các nút lọc nằm phía trên hàng chờ trực tiếp để bạn xem từng loại thợ một. Chúng không có trong ảnh chụp ở trên. Bộ lọc đó là cách một tiệm làm nhiều dịch vụ tránh coi một khách vãng lai làm wax như thể thuộc về bất kỳ ai tình cờ đứng đầu một bảng chung. Đó là bộ lọc trên một hàng chờ, không phải bốn vòng lượt riêng bị ẩn, và quầy vẫn chọn ai bắt đầu.

Chính màn hình trực tiếp đó là ý chúng tôi khi nói quản lý hàng chờ trong tiệm: một vòng lượt khách vãng lai, ai trong tiệm cũng thấy, thay vì một bảng kẹp giấy chỉ lễ tân thấy.

Vì sao chuyện hợp dịch vụ vẫn quan trọng

Đây là chỗ tiệm tóc, tiệm nail, spa và tiệm nhiều dịch vụ khác với tiệm cắt tóc nam nơi ai cũng cắt cùng một kiểu.

Bảng chia lượt cho tiệm nail phải sống chung với chuyên môn. Một người có thể đắp lại móng mà không làm chân. Người khác làm gel mà không làm bột. Nếu loại thợ của bạn được cài theo cách đó, lọc bảng rất hữu ích. Nếu không — nếu “thợ nail” bao gồm tất cả — quầy vẫn phải biết ai thật sự nhận dịch vụ nào. Fair Flow không đọc yêu cầu của khách vãng lai rồi tự nhảy xuống danh sách giùm bạn.

Spa và tiệm spa thẩm mỹ y khoa nhiều dịch vụ cũng gặp y như vậy với mát-xa, chăm sóc da mặt, wax và chăm sóc cơ thể. Tiệm tóc gặp với nhuộm và cắt. Nguyên tắc như nhau: cái tên kế tiếp chỉ có ích nếu người đó làm được việc và đang rảnh để làm. Trong Fair Flow, việc kiểm tra hợp dịch vụ đó vẫn làm ở quầy, dùng danh sách Sẵn sàng có đánh số và, khi cần, màn hình theo loại thợ.

Hãy coi bột, làm chân, nhuộm, mát-xa và chăm sóc da mặt là ví dụ minh họa, không phải cách cài đặt bắt buộc trong Fair Flow. Mỗi tiệm gán dịch vụ cho loại thợ theo cách khác nhau.

Công bằng mà không cãi nhau

Cái lợi trong vận hành lặng lẽ hơn những gì quảng cáo thường thừa nhận.

Cả tiệm dùng chung một nguồn thông tin. Lễ tân không phải mang vòng lượt trong đầu. Tạm giữ hiện rõ thay vì một cái tên có trong danh sách mà người không có trong tiệm. Quản lý nhìn bảng mà không phải đi qua từng ghế. Khi có người nói họ bị bỏ lượt, bạn có lịch sử bắt đầu, xong, tạm giữ và sắp xếp lại để xem, thay vì một mẩu giấy nhòe nước.

Điều đó không bảo đảm số lượt đều nhau, và không hứa rằng sẽ không bao giờ có ai thấy mình bị thiệt. Nhưng nó làm việc nhận khách vãng lai đủ nhất quán để quầy tiếp tân làm theo quy trình thay vì xoay xở dưới áp lực.

Những gì bảng chia lượt của Fair Flow không làm

Trung thực cũng là một phần của sản phẩm.

• Nó dành cho khách vãng lai, không phải đặt lịch hẹn cho khách. Giữ công cụ đặt lịch khách đang dùng.
• Nó là hàng chờ nội bộ của nhân viên. Khách không thấy chỗ của mình.
• Nó không thay phần mềm trả lương hay máy POS, và không xử lý thanh toán.
• Nó không tự giao khách vãng lai dựa trên dịch vụ khách yêu cầu.
• Ra ca, bấm giờ nghỉ trong chấm công, hay có lịch hẹn trên lịch không tự động đưa ai đó ra khỏi danh sách sẵn sàng. Tạm giữ là thao tác của hàng chờ, không phải của chấm công.
• Không có nút bỏ qua và không có lý do hiện trên màn hình cho việc ai đó không nhận được một dịch vụ.

Các nền tảng lấy lịch hẹn làm trọng tâm được làm cho một việc khác. Danh sách chờ của Booksy xếp thứ tự khách, không phải thợ. Boulevard và Mangomint mạnh về đặt lịch và phía khách; vòng lượt khách vãng lai của thợ là một vấn đề riêng. Nhiều tiệm dùng cùng lúc một công cụ đặt lịch và một bảng chia lượt, và đó chính là ý nghĩa của phần mềm quản lý khách vãng lai không tìm cách thay lịch hẹn.

Nếu bạn muốn đưa vòng lượt lên một màn hình cả đội cùng thấy, đặt lịch demo 15 phút. Bảng giá chỉ có một trang: $99 cho chi nhánh đầu tiên và $79 cho mỗi chi nhánh thêm.