Những gì Boulevard và Mangomint bỏ sót bên trong tiệm của bạn

Có một đường ranh chạy qua mọi tiệm, và gần như không phần mềm nào vượt qua nó.

Một bên là phần bên ngoài của tiệm — mọi thứ khách thấy và chạm tới. Trang đặt lịch, tin nhắn xác nhận, lời nhắc, trải nghiệm mang thương hiệu, hồ sơ công thức và sở thích của khách, thẻ hội viên họ đang dùng, hóa đơn. Bên kia là phần bên trong — mọi thứ xảy ra giữa lúc khách bước vào và lúc khách trả tiền. Ai nhận khách. Như vậy có công bằng không. Ai đang rảnh ngay lúc này. Thật sự đã làm gì tại ghế.

Boulevard và Mangomint đều là sản phẩm rất tốt. Gần như toàn bộ chúng nằm ở phần bên ngoài.

Công nhận điểm mạnh của họ

Ở đây cần nói cho chính xác, vì một bài so sánh làm như sản phẩm kia dở thì chẳng giúp gì cho người đang cân nhắc.

Boulevard không giấu họ đang tập trung vào điều gì. Chính trang phần mềm cho tiệm của họ mở đầu bằng chuyện nâng tầm thương hiệu và mang lại trải nghiệm xuất sắc cho khách, và sản phẩm làm đúng như vậy: quy trình đặt lịch mang thương hiệu thật sự chau chuốt với gợi ý dịch vụ thêm thông minh, xếp lịch xử lý được lịch hẹn nhiều dịch vụ qua nhiều thợ và nhiều phòng, hồ sơ khách chi tiết có công thức, sở thích và hình ảnh, thẻ hội viên và gói dịch vụ thu tiền định kỳ, cùng một lớp phân tích kinh doanh bên trên. Với một tiệm cao cấp hay spa thẩm mỹ y khoa nơi trải nghiệm của khách chính là sản phẩm, đó là lý lẽ rất mạnh.

Mangomint tốt theo kiểu khác. Express Booking là một trong những trải nghiệm đặt lịch mượt mà nhất trong ngành. Nó có máy tính tiền, thẻ hội viên, biểu mẫu và hồ sơ điều trị, nhắn tin hai chiều và trả lương tích hợp. Và khác nhiều nền tảng, nó coi trọng việc quản lý nhân viên — ca và giờ nghỉ lặp lại, chấm công với mã PIN riêng từng người, phân quyền chi tiết, hoa hồng bậc thang theo dịch vụ và sản phẩm, và hỗ trợ người thuê ghế, nhân viên theo giờ và theo hoa hồng trong cùng một tài khoản.

Nếu bạn đang tìm phần mềm cho phần bên ngoài của tiệm, cả hai đều đáng nằm trong danh sách cân nhắc, và có lý do chính đáng.

Điểm khác biệt thật sự quan trọng

Nhưng hãy nhìn kỹ danh sách tính năng nhân viên của Mangomint, vì nó nói rõ vấn đề hơn bất kỳ bảng tính năng còn thiếu nào.

Ca làm. Chấm công. Phân quyền. Quy tắc hoa hồng. Trả lương. Cái nào cũng thật và hữu ích — và cái nào cũng là việc văn phòng. Bạn làm chúng trước khi ngày bắt đầu hoặc sau khi ngày kết thúc, ngồi một chỗ, thường là một mình. Đó là việc quản lý hành chính đội thợ.

Chuyện trong tiệm thì khác hẳn. Nó xảy ra trong ngày, đứng làm, giữa lúc phục vụ, có khách đang nhìn. Không ai mở màn hình cài đặt để lo chuyện đó. Câu hỏi không phải “hoa hồng của Maria là bao nhiêu”, mà là “Maria vừa làm xong, có phải tới lượt cô ấy không, và mọi người có đồng ý là tới lượt cô ấy không”.

Đó là chỗ trống. Không phải các nền tảng này bỏ quên nhân viên — họ không bỏ quên. Mà là họ quản lý nhân viên như một hồ sơ hành chính chứ không phải một tiệm đang chạy trực tiếp. Và sự khác biệt chỉ bắt đầu gây khó khi tiệm tới một quy mô nhất định. Với bốn người bạn nhìn thấy cả tiệm. Với mười tám người ở hai chi nhánh thì bạn không thấy được, quầy tiếp tân cũng vậy.

Những gì nằm bên trong

Cụ thể, đây là những gì rơi vào chỗ trống đó.

Tới lượt ai. Chính vòng lượt — ai kế tiếp, ai bị bỏ qua, mỗi người đã nhận bao nhiêu lượt hôm nay. Virtual Waiting Room của Mangomint đôi khi bị nhầm là cái này. Đó là danh sách chờ phía khách: nó giữ những khách đang chờ và nhắn tin khi có thợ rảnh. Hữu ích, nhưng không phải cùng một thứ. Danh sách chờ xếp thứ tự khách; hệ thống chia lượt xếp thứ tự đội thợ. Chúng tôi đã xem kỹ hơn những nền tảng cho tiệm nào thật sự có hệ thống chia lượt, và câu trả lời trong cả ngành là gần như không có.

Ai đang có mặt trong tiệm ngay lúc này. Không phải ai có tên trên lịch — mà ai thật sự đang ở đây, đang làm khách, đang rảnh hay ra ngoài ăn trưa. Lịch làm việc cho biết kế hoạch. Trong tiệm là chuyện đang thật sự xảy ra.

Thật sự đã làm gì. Lịch hẹn biết khách đã đặt gì. Nó không biết lớp bóng được thêm tại ghế, ca sửa màu kéo dài thêm chín mươi phút, hay khách vãng lai chưa bao giờ có tên trên lịch của ai. Chính chỗ đó sinh ra phần lớn tranh cãi về hoa hồng.

Yêu cầu từ ghế thợ. Thợ cần quầy tiếp tân, cần đồ, cần người phụ. Ngay bây giờ, mà không phải bỏ khách để đi ngang qua tiệm.

Việc điều hành hằng ngày. Danh sách việc mở cửa và đóng cửa. Những việc cần làm và có người xác nhận đã làm. Tài liệu đào tạo và hồ sơ để thợ mới thật sự tìm thấy, thay vì hỏi đi hỏi lại ba câu suốt một tháng.

Vì sao có chỗ trống này

Đây không phải sơ suất mà ai phải xấu hổ. Nó nằm ở cấu trúc.

Các nền tảng này được xây quanh lịch hẹn. Lịch hẹn là đơn vị mọi thứ bám vào: hồ sơ khách, thanh toán, hoa hồng, báo cáo. Thiết kế đó hợp lý, và đó là lý do trải nghiệm đặt lịch ở cả hai sản phẩm đều rất tốt.

Nhưng vòng lượt không phải lịch hẹn. Ra ngoài hai mươi phút, một yêu cầu từ ghế, một danh sách việc đóng cửa, hay một khách vãng lai nhận sai lượt cũng vậy. Những chuyện này xảy ra trong khoảng giữa các lịch hẹn, và trong một mô hình dữ liệu xoay quanh lịch hẹn thì khoảng đó không tồn tại. Chúng không có chỗ để nằm.

Thêm vào đó là thực tế thị trường: đa số khách hàng của đa số nền tảng cho tiệm là đội nhỏ, và đội nhỏ không gặp vấn đề chia lượt. Làm phần chuyện trong tiệm nghĩa là làm cho số ít khách hàng tình cờ lại phức tạp nhất. Việc đó hiếm khi lên đầu kế hoạch phát triển.

Có lẽ bạn không phải chọn giữa hai bên

Lời khuyên thật lòng cũng giống như chúng tôi nói về Booksy và Vagaro. Fair Flow không phải nền tảng đặt lịch. Nó không có chợ trên mạng, không có bán lẻ, không xử lý thanh toán, và không định có những thứ đó.

Vậy nếu bạn dùng Boulevard vì khách thích trải nghiệm đặt lịch, hay dùng Mangomint vì Express Booking và trả lương ở một chỗ giúp bạn tiết kiệm một ngày mỗi tháng, cứ giữ nó. Phía đó của tiệm đã được lo.

Fair Flow thêm vào phía còn lại: một hệ thống chia lượt và hàng chờ khách vãng lai trực tiếp cả tiệm cùng thấy, số lượt chấm dứt tranh cãi bằng con số thay vì ý kiến, xử lý lúc thợ ra ngoài, xem trực tiếp ai đang ở đâu, phiếu dịch vụ điện tử cho những gì thật sự đã làm, yêu cầu tại ghế, công việc, kho hàng và đào tạo. Phần bên trong của tiệm, trong lúc ngày đang chạy.

Hai hệ thống, hai việc. Đó không phải thỏa hiệp — đó là điều đa số tiệm qua một quy mô nhất định rốt cuộc cũng làm, thường là dùng một nhóm chat và một tấm bảng trắng cho vai trò thứ hai.

Làm sao biết đây có phải vấn đề của bạn

Một bài thử nhanh. Nhớ lại tuần vừa rồi và xem bạn gặp những chuyện nào.

• Có người nói họ bị bỏ lượt, và bạn không có cách nào kiểm tra
• Chính bạn quyết định ai nhận khách vãng lai hơn vài lần mỗi ngày
• Con số hoa hồng cuối kỳ không khớp với những gì ai đó nhớ mình đã làm
• Bạn không nói được ai đang rảnh nếu không đi một vòng tiệm
• Thợ mới hỏi một chuyện đã được ghi ở đâu đó mà không ai tìm ra

Không chuyện nào trong đó tốt lên nhờ một trang đặt lịch đẹp hơn, vì không chuyện nào là vấn đề đặt lịch. Nếu hai ba chuyện nghe quen, phần còn thiếu là chuyện trong tiệm.

Đặt lịch demo 15 phút và chúng tôi sẽ chạy thử theo tiệm của bạn chứ không phải một tiệm chung chung. Hoặc bắt đầu với hướng dẫn phần mềm quản lý tiệm, trình bày bốn loại công cụ và loại nào bạn thật sự cần.