Cách cài đặt app chia lượt cho tiệm nail: danh sách việc cần làm trong tuần đầu
Chọn một app chia lượt là phần dễ. Tuần đầu tiên mới quyết định cả tiệm có thật sự tin nó hay không. Nếu thợ vẫn giữ một tờ giấy trong túi “cho chắc”, hoặc quầy vẫn phải hỏi to ai làm bột, thì app chỉ đang chạy song song với cách cũ chứ chưa thay được nó.
Bài này hướng dẫn cách cài đặt app chia lượt cho tiệm nail để dùng thật: nhập gì trước ngày đầu, thống nhất quy tắc nào với thợ, quầy dùng bộ lọc ra sao, và cuối tuần đầu nên xem lại gì. Nếu bạn còn đang tìm hiểu một app chia lượt nên làm được gì, hãy xem trang app chia lượt cho tiệm nail trước. Bài này dành cho tiệm đã sẵn sàng chuyển đổi.
Trước ngày đầu: cài đặt đội thợ một lần
Phần lớn rắc rối trong tuần đầu đến từ việc cài đặt vội. Hãy làm kỹ một lần trước giờ mở cửa, để không ai phải sửa hồ sơ giữa ngày thứ Bảy đông khách.
- Thêm tất cả thợ nhận khách vãng lai. Vòng lượt chỉ công bằng khi mọi thợ đều có tên trên đó. Fair Flow tính giá theo chi nhánh, không giới hạn số nhân viên, nên không có lý do gì để bỏ sót ai.
- Mỗi người có một loại thợ và một mã PIN riêng. Muốn vào hàng chờ cần được cấp quyền, có ít nhất một loại thợ và một mã PIN. Phát mã PIN trước giờ mở cửa để không ai vào hàng hay đổi chỗ thay người khác.
- Cài dịch vụ cho từng thợ. Trong hồ sơ nhân viên, đánh dấu những gì mỗi người làm và không làm. Đây là bước nhiều tiệm hay bỏ qua, nhưng chính nó làm cho bộ lọc theo dịch vụ có ích về sau.
- Thêm số điện thoại. Khi có số, chỉ cần bấm một lần trên bảng là Fair Flow gọi cho thợ kế tiếp, và một tin nhắn thoại báo khách đang chờ.
- Chọn giờ tự làm mới mỗi ngày. Hàng chờ tự làm mới vào giờ bạn chọn, nên sáng nào cũng bắt đầu với một danh sách sạch.
- Quyết định ai được sắp xếp lại. Cấp quyền quản lý cho người cần sửa thứ tự khi có nhầm lẫn hoặc đưa thợ ra khỏi danh sách khi họ về.
- Màu sắc là tùy chọn. Bạn có thể gán cho mỗi người một màu có ý nghĩa riêng trong tiệm, hoặc không dùng.
Viết quy tắc của tiệm lên một tấm thẻ
App không tự giải quyết cãi nhau. Quy tắc rõ ràng mà cả tiệm cùng nghe trong một buổi sáng mới làm được việc đó. Viết ngắn gọn cho vừa một tấm thẻ ở quầy, và đọc to trong buổi họp đầu tiên:
- Tới tiệm thì vào danh sách Sẵn sàng, theo thứ tự đến.
- Bắt đầu chuyển bạn sang Đang làm. Xong đưa bạn về cuối danh sách Sẵn sàng.
- Đi nghỉ, đi ăn trưa hay nghe điện thoại? Bạn được Tạm giữ. Trả lại đưa bạn về đúng chỗ cũ.
- Làm một dịch vụ nhỏ, nhanh? Tạm giữ giữ nguyên chỗ của bạn, nên bạn không mất lượt. Không có nửa lượt. Mỗi lượt là một lượt trọn vẹn.
- Khách yêu cầu một thợ cụ thể thì quầy xử lý theo cách riêng của tiệm, bên ngoài vòng lượt khách vãng lai.
- Chỉ quản lý mới sắp xếp lại danh sách.
Muốn hiểu lý do đằng sau từng quy tắc, đọc cách chia lượt công bằng ở tiệm nail.
Ngày đầu: chỉ cho quầy hai bộ lọc
Hãy hình dung 10 giờ 30 sáng ngày đầu tiên. Một khách vãng lai muốn làm fill bột. Ashley đứng số 1 trong danh sách Sẵn sàng, tiếp theo là Sam, Lisa và Steve, cùng một thợ chăm sóc da mặt và một thợ mát-xa cũng đang rảnh. Với tờ giấy, quầy phải tự nhớ ai làm bột. Trong hàng chờ của Fair Flow, quầy dùng hai bộ lọc cùng lúc:
- Bộ lọc vai trò ở phía trên thu hẹp bảng theo loại thợ, ví dụ thợ nail, để thợ da mặt, mát-xa và wax không hiện ra.
- Bộ lọc bên cạnh, Lọc theo dịch vụ, chia dịch vụ thành các nhóm như Tay, Chân hay Combo. Chọn cả một nhóm, hoặc một dịch vụ cụ thể trong nhóm, và bảng chỉ hiện những thợ được gán dịch vụ đó trong hồ sơ, vẫn theo đúng thứ tự lượt.
Đó là lý do bước cài đặt quan trọng. Khi dịch vụ đã được cài, không ai phải nhớ ai làm gel, ai làm manicure hay ai làm bột. Quầy nhìn danh sách đã lọc, và người đứng đầu là người kế tiếp. Fair Flow không tự giao khách vãng lai và không tự bỏ qua ai. Quầy vẫn là người quyết định, trên một bảng cả tiệm cùng thấy.
Khi khách kế tiếp đã sẵn sàng, bấm một lần là app gọi điện cho thợ đó, không ai phải đi khắp tiệm tìm người.
Ngày thứ hai tới thứ tư: lấp những chỗ hở nhỏ
Tới ngày thứ hai, quy tắc đã rõ. Điều gây khó chịu lúc này là những thói quen nhỏ còn sót lại từ tờ giấy:
- Bắt đầu mà quên bấm Xong. Thợ đã làm xong khách nhưng chưa về lại Sẵn sàng thì sẽ bị khuất với khách vãng lai kế tiếp. Hãy tập bấm Xong khi đưa khách ra quầy.
- Đã về nhà mà vẫn Sẵn sàng. Khi ai đó hết ca, quản lý đưa họ ra khỏi danh sách ngay.
- Dời người xuống thay vì Tạm giữ. Nếu giờ ăn trưa được xử lý bằng cách sắp xếp lại, thợ sẽ mất chỗ. Hãy dùng Tạm giữ, và Trả lại khi họ quay về.
- Bộ lọc hiện sai người. Nếu bộ lọc dịch vụ hiện người không làm dịch vụ đó, hoặc ẩn người có làm, hãy sửa dịch vụ trong hồ sơ của người đó một lần. Đừng xoay xở bằng tay ở quầy.
Cuối tuần đầu: cùng nhau xem lại số lượt
Fair Flow lưu số lượt của từng thợ và lịch sử theo từng ngày. Vào hàng, bắt đầu, xong, tạm giữ và sắp xếp lại đều được ghi lại. Cuối tuần đầu, hãy ngồi lại với đội thợ và cùng mở dữ liệu ra xem.
Buổi xem lại này thường mang lại hai điều. Thứ nhất, những câu từng gây cãi nhau như “hình như tôi bị bỏ lượt” giờ có câu trả lời ai cũng xem được. Thứ hai, bạn sẽ thấy những chỗ cài đặt còn thiếu, ví dụ một dịch vụ chưa có trong hồ sơ của ai đó, khi chúng vẫn còn dễ sửa.
Danh sách việc cần làm trong tuần đầu
- Đã thêm tất cả thợ, mỗi người có loại thợ và mã PIN riêng
- Đã cài dịch vụ cho từng thợ: làm gì và không làm gì
- Đã thêm số điện thoại để gọi bằng một lần bấm
- Đã chọn giờ tự làm mới mỗi ngày
- Đã quyết định quyền quản lý
- Thẻ quy tắc đặt ở quầy, đã đọc trong buổi họp đầu tiên
- Quầy đã biết dùng bộ lọc vai trò và Lọc theo dịch vụ
- Đã hẹn buổi xem lại số lượt vào cuối tuần
Fair Flow nằm ở đâu
Fair Flow là nền tảng điều hành cho tiệm. Hàng chờ lo vòng lượt khách vãng lai, cùng với phiếu dịch vụ, công việc, hộp thư nhân viên, lịch làm việc và chấm công. Fair Flow chạy trong tiệm bên cạnh các công cụ bạn đang dùng cho đặt hẹn và tính tiền. Hàng chờ là công cụ nội bộ: khách không thấy vị trí của mình.
Giá tính theo chi nhánh, không theo đầu người: $99 một tháng, không giới hạn số nhân viên, dùng thử 14 ngày. Xem bảng giá.