Quản lý kho tiệm không cần sổ tay: số lượng mục tiêu, danh sách mua hàng và hóa đơn

Tiệm nào cũng từng gặp cảnh này. Một thợ mở tủ giữa lúc đang làm cho khách thì thấy hộp đã hết: găng tay, dũa, acetone, bông gòn, màu gel mà khách quen hay chọn, chai xịt vệ sinh. Có người ghi vào mẩu giấy, hoặc nói lớn lên và mong quầy tiếp tân nghe thấy. Tới chuyến mua hàng sau, một nửa số món được nhớ ra, nửa còn lại thì không.

Kho hàng của tiệm hiếm khi rối vì chủ tiệm không quan tâm. Nó rối vì mọi thứ nằm ở quá nhiều chỗ: số đếm trên kệ nằm trong đầu một người, danh sách giấy ở quầy, giá tiền nằm trên hóa đơn trong ngăn kéo, và một chuyến đi mua mà ai đó phải cố nhớ lại tất cả. Bài này hướng dẫn một cách quản lý kho cho tiệm nhẹ nhàng hơn: quyết định mỗi món muốn có sẵn bao nhiêu, để phần còn thiếu trở thành đơn hàng, đi mua theo danh sách đó, và giữ giá tiền cùng hóa đơn với lần mua.

Vì sao kho hàng của tiệm hay bị lệch

Hàng trong tiệm thay đổi theo hai hướng cùng lúc. Có những món được dùng dần trong lúc làm dịch vụ, mỗi lần một ít, suốt cả ngày. Có những món để yên cho tới tuần tự nhiên hết sạch. Số đếm trong sổ có thể đúng vào thứ Hai nhưng tới thứ Sáu đã không còn đúng.

Có ba thói quen làm chuyện này tệ hơn. Người thấy kệ trống thường không phải người đi mua hàng, nên lời nhắn phụ thuộc vào trí nhớ. Danh sách mua hàng thường phải làm lại từ đầu, nên trước mỗi chuyến ai đó phải đếm kệ bằng tay. Và hóa đơn nằm riêng một nơi, tách khỏi những món đã mua, nên mỗi lần muốn biết giá hiện tại hay tháng này chi bao nhiêu là phải lục ngăn kéo.

Không cần một hệ thống kho phức tạp nào cả. Chỉ cần một danh sách mà cả tiệm cùng dùng, một số lượng mục tiêu cho từng món, và một thói quen biến câu “hết rồi” thành đơn hàng mà không phải đếm lại.

Bắt đầu với một danh sách, sắp xếp theo cách bạn đi mua

Ghi lại mọi món tiệm phải bổ sung, kể cả những món ít ai để ý: đồ dùng một lần, đồ vệ sinh, vật tư ở từng bàn, các màu sơn, sản phẩm bán cho khách, và những thứ nhỏ như rượu vang, trà hay đường nếu tiệm có mời khách. Món nào không bao giờ có trong danh sách thì lúc nào cũng phải mua vội.

Nhóm các món theo đúng cách bạn thật sự đi mua. Chia theo loại như đồ dùng một lần và đồ vệ sinh giúp danh sách dễ đọc. Chia theo nhà cung cấp hay tiệm bán đồ giúp chuyến đi mua gọn hơn, vì mỗi chuyến thường chỉ ghé một nơi. Nếu bạn có nhiều chi nhánh, hãy làm danh sách riêng cho từng chi nhánh: hàng bạn muốn có sẵn ở tiệm này không phải là hàng đang nằm ở tiệm kia.

Trong Fair Flow, cách sắp xếp đó chính là điểm bắt đầu của Kho hàng. Danh sách được sắp theo loại và nhà cung cấp, cho từng chi nhánh, để danh sách đi theo chuyến mua hàng chứ không bắt chuyến mua hàng phải đi theo một bảng tính.

Đặt số lượng mục tiêu cho từng món

Thói quen thay đổi mọi thứ là số lượng mục tiêu: số lượng mỗi món bạn muốn có trên kệ khi tiệm đủ hàng. Con số đúng ở mỗi tiệm mỗi khác, và nó đến từ chính tiệm của bạn, không phải từ một mẫu có sẵn.

Một cách thực tế để đặt con số này là bắt đầu từ lượng dùng giữa hai chuyến mua, rồi cộng thêm một chút dự phòng cho những ngày đông khách hoặc khi chuyến mua bị trễ. Nếu cả tiệm dùng khoảng ba hộp găng tay trong một tuần bình thường và bạn đi mua mỗi tuần, mức mục tiêu dưới ba chắc chắn sẽ thiếu giữa tuần. Mức mục tiêu cao hơn lượng dùng bình thường một chút sẽ cho bạn dư ra mà không chất đầy kho.

Màu gel là ví dụ dễ thấy nhất. Những màu khách chọn hằng tuần cần mức mục tiêu đủ cho một tuần đông khách, còn một màu theo mùa có thể chỉ cần một chai. Hãy xem lại các mức mục tiêu sau tháng đầu tiên. Món nào lúc nào cũng thiếu thì cần mức cao hơn, món nào để đó không ai đụng tới thì cần mức thấp hơn. Số lượng mục tiêu là con số tiệm điều chỉnh dần, không phải một quy định đặt ra một lần rồi giữ nguyên.

Để phần còn thiếu tự lên đơn hàng

Khi món nào cũng đã có số lượng mục tiêu, việc bổ sung hàng không còn là chuyện đếm đồ. Thứ bạn cần chính là phần chênh lệch giữa số đang có và số muốn có. Phần chênh lệch đó là đơn hàng.

Đây là phần Fair Flow lo cho cách mua hàng ở tiệm bán đồ mà nhiều tiệm nail và tiệm làm đẹp vẫn dùng. Tạo đơn hàng tự lên những gì còn thiếu so với số lượng mục tiêu, nên không ai phải cầm sổ đi dò từng kệ trước mỗi chuyến mua. Đơn hàng trở thành danh sách mua hàng trên điện thoại của bạn, và danh sách đó đi theo mức mục tiêu của tiệm, chứ không phụ thuộc vào việc ai tình cờ thấy một hộp trống.

Điều này quan trọng ở một tiệm đông khách vì tín hiệu cần bổ sung hàng đến sớm hơn. Có mức mục tiêu, chuyện thiếu hàng trở thành một lần mua có kế hoạch trong khi trên kệ vẫn còn hàng. Không có mức mục tiêu, tín hiệu là một cái tủ trống giữa lúc đang làm cho khách, và đó là lúc tệ nhất để phát hiện ra.

Đi mua theo danh sách và ghi giá ngay khi mua

Ở tiệm bán đồ, hãy mua theo danh sách và đánh dấu những gì đã mua. Chuyến mua thật hiếm khi suôn sẻ hoàn toàn. Nếu bạn cần hai món mà tiệm chỉ còn một, Fair Flow biết bạn vẫn còn thiếu một, nên món đó không bị coi là đã đủ chỉ vì nó có trên hóa đơn.

Ghi giá trong lúc mua, từng món một. Giá cả thay đổi, và tiệm nào biết mỗi món bây giờ giá bao nhiêu sẽ nhận ra thay đổi ngay khi nó xảy ra chứ không phải vài tháng sau. Cũng hết luôn chuyện tranh cãi lần trước trả bao nhiêu, vì giá được ghi cùng lần mua chứ không phải nhớ lại.

Mua xong, chụp một tấm ảnh hóa đơn. Fair Flow lưu nó trên mạng cùng với lần mua, nên giá, hóa đơn và chi tiêu nằm chung một chỗ. Ngăn kéo đầy hóa đơn không còn là cách quản lý nữa.

Nối kệ hàng với cả đội

Chuyện thiếu hàng thường được phát hiện ở bàn làm việc của thợ, không phải ở quầy. Một thợ vừa làm xong cho khách biết bông gòn sắp hết trước cả lần đếm hàng tuần. Mọi thứ chạy tốt hơn khi điều thợ thấy có chỗ để gửi đi.

Trong Fair Flow, Kho hàng được nối với Hộp thư. Nhân viên có thể gửi yêu cầu báo thiếu đồ từ danh sách đồ dùng của tiệm, nên yêu cầu dùng đúng tên món giống như trong kho và trong đơn hàng. Đây cũng là ý tưởng trong bài hướng dẫn về một hộp thư cho mọi yêu cầu của nhân viên, chỉ là áp dụng cho kệ hàng: điều thợ thấy, món đồ và đơn hàng luôn được nối với nhau.

Thói quen hằng tuần giữ được lâu

• Mỗi tuần một lần, vào một buổi sáng vắng khách: đi một vòng qua các bàn và tủ, cập nhật số lượng những đồ dùng một lần hết nhanh, và để Tạo đơn hàng cập nhật những gì còn thiếu.
• Trước chuyến mua hàng: so đơn hàng với kệ lần cuối, bỏ những món đã mua rồi, và kiểm tra danh sách đã được nhóm theo nhà cung cấp để chỉ cần đi một vòng chứ không phải ba.
• Ở tiệm bán đồ: đánh dấu từng món đã mua, ghi lại những món chỉ mua được một phần, và ghi giá ngay khi bỏ vào giỏ.
• Về tới tiệm: lưu ảnh hóa đơn cùng với lần mua, cất hàng đúng chỗ theo danh sách, và chỉnh lại mức mục tiêu nào rõ ràng bị thiếu hoặc không ai đụng tới.
• Mỗi tháng một lần: xem tổng chi tiêu và tình trạng kho. Phân tích trong Fair Flow cho thấy chi tiêu, dự báo và tình trạng kho, bằng con số và phần trăm dựa trên những gì bạn dùng và nhập, nên việc xem lại hằng tháng chỉ là một lần xem nhanh chứ không phải đếm lại cả tiệm.

Để ý thứ không có trong danh sách trên: một lần kiểm kê toàn bộ. Việc đếm vẫn cần cho những món hết nhanh, nhưng nhịp hằng tuần không còn phụ thuộc vào việc đếm từng kệ rồi mới đặt được hàng.

Cho tiệm có nhiều chi nhánh

Kho hàng của nhiều chi nhánh có một cái bẫy riêng: tổng số của cả hệ thống trông vẫn ổn trong khi một tiệm đã hết găng tay còn tiệm kia thì kho chất đầy. Giữ các món, số lượng mục tiêu và đơn hàng riêng cho từng chi nhánh sẽ tránh được cảm giác yên tâm sai đó. Mỗi tiệm mua hàng theo đúng kệ của mình.

Nó cũng giúp phân rõ trách nhiệm. Người bổ sung hàng cho một chi nhánh làm việc với danh sách và nhà cung cấp của chính chi nhánh đó, không phải dò lại từ một trang bảng tính dùng chung. Nếu bạn đang tính cho nhiều tiệm, hãy xem phần mềm cho tiệm có nhiều chi nhánh.

Sắp có: đếm hàng bằng giọng nói

Chúng tôi đang xây dựng một cách để nhân viên bấm Ghi âm trong màn hình Kho hàng và nói những gì đang có trên kệ, ví dụ "Có 6 chai top coat gel" hoặc "Vừa nhận 2 hộp găng tay." Fair Flow sẽ hiện một màn hình xem lại với từng món và số lượng, và không có gì được lưu cho đến khi nhân viên bấm Lưu.

Tính năng này đang được phát triển và chưa có sẵn.

Fair Flow nằm ở đâu trong tiệm của bạn

Fair Flow là nền tảng điều hành tiệm. Kho hàng giữ danh sách các món, số lượng mục tiêu và đơn hàng, lên danh sách mua hàng cho tiệm bán đồ, ghi lại những món mua thiếu và giá trong lúc mua, và lưu ảnh hóa đơn với mỗi lần mua. Nó chạy cùng bảng chia lượt, phiếu dịch vụ điện tử, công việc, Hộp thư của nhân viên, lịch làm việc và máy chấm công, và chạy song song với các công cụ bạn đang dùng cho lịch hẹn và tính tiền.

Giá tính theo chi nhánh, không tính theo đầu người, không giới hạn số nhân viên và có 14 ngày dùng thử. Có hai gói: Starter $39/tháng cho mỗi chi nhánh, và Pro $99/tháng cho chi nhánh đầu tiên và $79/tháng cho mỗi chi nhánh thêm. Kho hàng nằm trong gói Pro. Xem bảng giá, hoặc xem Fair Flow chạy thế nào ở một tiệm nail.